نرم افزار crm

پياده سازي تلفن ويپ در ظاهر ممكن است كار نسبتا آساني باشد و هر شركتي مدعي استقرار و پياده سازي VOIP با بهترين كيفيت و پايداري بالا باشد. اما آيا واقعا اين ادعا پايه اساس دارد؟ آيا مي‌توان به هر شركتي براي راه اندازي ويپ اعتماد كرد؟ چگونه يك شركت خدمات و پشتيباني ويپ را انتخاب كنيم؟ مراحل پياده‌سازي و استقرار چيست و از كجا بايد شروع كرد؟ اين‌ها سوالاتي هستند كه حتما براي هر مدير يا مسئول يك كسب ‌و ‌كار پيش از اجرايي كردن ايده‌هايي كه براي بهينه‌سازي ارتباطات تلفني خود دارند پيش مي‌آيد. ما در اين مطلب قصد داريم به شما بگوييم كه مراحل پياده‌سازي و استقرار مركز تلفن ويپ چيست و چگونه مي‌توانيد بهترين شركت خدمات ويپ را انتخاب كرده و پروژه خود را به آن‌ها بسپاريد.

ويپ چيست و چرا بايد از پياده سازي تلفن VOIP اسفاده كنيم ؟

بهتر است پيش از اينكه بخواهيم وارد مبحث اصلي موضوع مقاله شويم كمي در مورد تكنولوژي ويپ بگوييم. به صورت كلي ويپ به معناي انتقال صدا بر روي بستر شبكه است. تلفن ويپ هيچگونه وابستگي به جغرافيا و منطقه خاصي ندارد. به طور مثال اگر يك شركت داراي چندين شعبه فعال در كشور يا خارج از كشور باشد، ارتباطات تلفني به راحتي بر روي بستر اينترنت و تنها با گرفتن يك داخلي صورت مي‌گيرد.

يك مركز تلفن ويپ مي‌تواند فروش شما را افزايش دهد، كيفيت پاسخگويي مركز تماس را بهبود بخشد، ارائه خدمات را با نياز و سليقه مشتريان همسو سازد، گزارشات عملكرد از افراد پاسخگوي شركت بدهد، مشتريان را در صف تماس با يك موسيقي در انتظار نگه دارد، افراد تماس‌گيرنده را از طريق تلفن‌گويا به بخش‌هاي مختلف وصل كند و قابليت‌هاي بسيار فراوان ديگري كه تنها در سيستم‌هاي تلفني ويپ در دسترس است را در اختيار شما قرار دهد.

مراحل راه اندازي تلفن ويپ براي مديران شركت‌ها و سازمان‌ها

پياده سازي تلفن VOIP اكثر اوقات به صورت برون‌سپاري يا توسط كارشناس فناوري اطلاعات يك شركت يا سازمان انجام مي‌شود و شايد اين سوال برايتان پيش بيايد كه چرا مديران بايد در اين مورد اطلاعات كسب كنند؟ مديران مجموعه‌ها معمولا از استقرار و پياده‌سازي چنين سيستم‌هايي اطلاعاتي ندارند و نمي‌توانند به صورت كامل در جريان مراحل فعاليت كارشناسان شركت قرار بگيرند. بنابراين اين عدم آگاهي باعث مي‌شود كه نتوانند تحليل مناسبي از روند پروژه داشته باشند. در ادامه به مهم‌ترين نكات پياده سازي ويپ اشاره خواهيم كرد.

مذاكره اوليه بر اساس شرح نياز و دريافت پيشنهادات براي پياده سازي ويپ

مذاكره، اولين و مهم‌ترين بخش از مراحل پياده سازي ويپ محسوب مي‌شود. در اين مرحله است كه تصميم نهايي براي چگونگي اجراي پروژه، انتخاب شركت خدمات ويپ و ايده‌پردازي‌هاي اوليه براي افزايش بهره‌وري سيستم تلفن تحت‌شبكه صورت مي‌گيرد. پيش از اينكه با شركت خدمات ويپ قرار مذاكره بگذاريد بايد براي ثبت شرح نياز خود اتاق فكري از اعضاي شركت تشكيل دهيد تا بتوانيد با همفكري ساير همكاران، نيازها و توقعات خود را از مركزتماس ويپ بر روي كاغذ بياوريد و در زمان جلسه و مذاكره با شركت خدمات و پشتيباني ويپ به عنوان نيازهاي اوليه با آن‌ها در ميان بگذاريد.

شركت سرويس‌دهنده براي پياده سازي ويپ در روز مذاكره براي تكميل شرح نياز مي‌تواند پيشنهاداتي در راستاي پيشرفت و ارتقاي سيستم تلفن ويپ به شما داده كه در صورت تاييد شما عموما در مراحل بعد آن را در قالب پروپوزال نيز ارائه مي‌دهد.

بررسي ميداني و فني كارشناسان براي پياده سازي تلفن VOIP

پس از آنكه نيازهاي اوليه مشخص شد و شركت خدمات ويپ انتخابي مورد تاييد بود، در صورت نياز كارشناسان فني شركت براي بررسي محل پروژه اقدام مي‌كنند. در اين مرحله بستر شبكه داخلي، اينترنت، محل قرارگيري سرور و تجهيزات و به صورت كلي تمام موارد سخت‌افزاري مورد بررسي قرار گرفته مي‌شود تا در روز اجراي پروژه بستر مناسب براي استقرار و پياده سازي ويپ مهيا باشد.

دريافت طرح پيشنهاد (پروپوزال) از طرف شركت خدمات ويپ

شركت خدمات ويپ و پشتيباني پس از مذاكره و بررسي محل پروژه در صورت لزوم مي‌تواند يك طرح پيشنهادي كه مجموعه‌اي از ايده‌هاي مشاور ويپ، مذاكرات و نيازهاي اوليه و نتيجه بررسي عملياتي محل پروژه است را ارائه دهد. اين پروپوزال مي‌تواند در قالب يك فايل به همراه دياگرام اجرايي يا به صورت كاغذي جهت اطلاع از روند دقيق پياده سازي VOIP به شما ارائه شود.

عقد توافقنامه يا قرارداد بر اساس مذاكرات انجام شده جهت شروع مراحل پياده سازي تلفن VOIP

پس از دريافت طرح پيشنهادي شركت خدمات و پشتيباني VOIP، در صورت تاييد پروپوزال براي شروع پروژه و ثبت دقيق روند شروع تا پايان پروژه و وظايف شما به عنوان كارفرما و شركت خدمات ويپ مي‌توانيد يك قرارداد – توافقنامه مابين خود تنظيم كنيد تا تمام مذاكرات و وظايف به صورت مكتوب ثبت گردد. تفاوت قرارداد با طرح پيشنهادي اين است كه در پروپوزال فقط ايده‌ها و پيشنهادات شركت خدمات و پشتيباني ويپ درج شده است اما در قرارداد اطلاعات فني وجود ندارد و تمام موارد به صورت كلي و براي هر دو طرح تنظيم مي‌شود.

اجراي پروژه و راه اندازي تلفن VOIP در زمان مقرر

يكي از مهم‌ترين مواردي كه در پياده سازي ويپ حائز اهميت است و در يكي از بندهاي قرارداد نيز آورده مي‌شود،نرم افزار CRM زمان آغاز و پايان پروژه است. اين موضوع باعث مي‌شود برنامه‌ريزي دقيق و منظمي براي پياده‌سازي و بهره‌برداري از سيستم تلفن خود داشته باشد و بتوانيد به يك برنامه دقيق پروژه خود را پيش ببريد.

آموزش‌هاي كاربردي در زمان تحويل سيستم تلفني VOIP

مركزتلفن ويپ يك سيستم تلفن تخصصي و كارآمد است كه از ماژول و بخش‌هاي مختلفي ساخته شده است. بديهي است استفاده از آن نيازمند آموزش است. در زمان تحويل پروژه كارشناس استقرار سيستم تلفن تحت‌شبكه موظف است تا آموزش‌هاي كاربردي را به مسوول مربوطه بدهد. آموزش كاربردي ويپ جهت راهبرد سيستم تلفن شامل مواردي مثل ساخت داخلي، تهيه گزارش تماس، دسترسي به فايل مكالمات ضبط شده، صندوق صوتي، تغييرات ساده در تلفن‌گويا و … است.

عقد قرارداد پشتيباني پس از پايان مراحل پياده سازي تلفن VOIP

روند استفاده از اين سيستم تلفن هوشمند صرفا به پياده سازي ويپ منهي نمي‌شود. اين سيستم تلفن يك تكنولوژي ارتباطي نوين است كه مزاياي زيادي را براي يك كسب‌و‌كار مي‌تواند داشته باشد و در مقابل نيازمند مراقبت نيز خواهد بود. پس از آنكه سيستم تلفن شما نصب و راه‌اندازي شد براي پشتيباني و مراقبت از سيستم مي‌توانيد با همان شركت ارائه دهنده خدمات ويپ قرارداد پشتيباني ماهانه، فصلي يا ساليانه تنظيم كنيد. حضور يك شركت خدمات و پشتيباني ويپ براي مراقبت از سيستم تلفن باعث مي‌شود كمترين خريد crm خطا را در ارتباطات تلفني خود داشته باشيد. پشتيباني ويپ مي‌تواند به صورت كارشناس مستقر در محل، حضوري – مقطعي و از راه دور به وسيله تلفن و نرم‌افزارهاي ريموت باشد. بنابرين پشتيباني ويپ يكي از مهم‌ترين موارد در پياده سازي سيستم تلفني ويپ خواهد بود.

اميدواريم از غافله ارتباطات نوين سيستم‌هاي تلفني VOIP عقب نمانيد!

تكنولوژي‌هاي ارتباطي مثل يك غافله در حال گذر هستند و اگر به موقع سوار آن نشويد بدون شك عقب مي‌مانيد و اگر دير اقدام كنيد ممكن است زماني كه بايد براي پيشرفت كسب‌و‌كارتان صرف كنيد، براي رسيد به غافله بگذاريد! حضور ارتباطات تلفني در دنياي امروز بسيار ملموس است به طوري كه براي بسياري از شركت‌ها و سازمان‌ سيستم تلفن قلب تپنده آن‌ها محسوب مي‌شود و اگر اين قلب دچار اختلال باشد ممكن است خسارات جبران ناپذيري را به سازمان يا كسب‌و‎‌كار وارد كند.

در اين مقاله آموزشي تلاش كرديم با توجه به تجربيات و سابقه‌اي كه در پياده سازي سيستم تلفني ويپ داشته‌ايم مراحل پياده سازي VOIP را براي آگاهي مديران شركت و سازمان‌ها با زباني ساده شرح دهيم تا بتوانيد به بهترين شكل پروژه خود را مديريت كرده و از روند اجرا اطلاعات كافي داشته باشيد.

0