نرم افزار crm

منظور از پشتيباني سيستم ويپ چيست؟

خدمات و پشتيباني ويپ در واقع وظايفي‌ است كه پس از پياده سازي و استقرار مركز تلفن VOIP از سوي شركت مجري اجرا مي‌شود. معمولا در زمان تنظيم قرارداد اجراي پروژه، شركت‌هاي اين حوزه زماني را به عنوان پشتيباني رايگان سيستم تلفن تحت شبكه جهت رسيدن به پايداري ارائه مي‌دهند و در صورت نياز و تاييد كارفرما قراردادي مبني بر ارائه خدمات و پشتيباني VoIP به صورت فصلي، شش ماهه يا ساليانه تنظيم مي‌شود. در مدت قرارداد پشتيباني، شركت مجري موظف است طبق مفاد قرارداد، مركز تلفن ويپ مستقر را از لحاظ نرم‌افزاري، سخت‌افزاري، تهيه نسخه پشتيباني و … بررسي نمايد و مشكلات احتمالي را به حداقل برساند يا در زمان بروز خطا در سيستم در اسرع وقت مشكل را برطرف نمايد.

چرا بايد از مركز تلفن ويپ پشتيباني شود؟

سيستم تلفن VOIP مانند ساير سرويس‌هاي تحت شبكه علاوه بر اينكه براي پياده‌سازي و استقرار نيازمند يك متخصص باتجربه است، براي راهبرد و پشتيباني نيز به يك متخصص نياز دارد. سرويس و تجهيزات زيادي در شبكه داخلي شركت دست در دست هم مي‌دهند تا شما بتوانيد از خدمات مركزتلفن ويپ استفاده كنيد. سرور، سوييچ‌ها، كامپيوترها، زيرساخت شبكه، اينترنت و به صورت كلي تمامي زيرساخت نرم‌افزاري و سخت‌افزاري شركت در ارتباط با هم يك سرويس را به كاربران ارائه مي‌دهند. بنابراين در وهله اول صحت عملكرد هركدام از اين اجزا بسيار حائز اهميت است و هر كدام از اين بخش‌ها به نسبت مقياس شركت ممكن است نيازمند كارشناس پشتيباني باشد.

سيستم تلفن VOIP يك سيستم پيشرفته تلفني است كه از پايداري خوبي نيز برخوردار است. اما از اين موضوع نمي‌توان گذشت كه چنين سرويس هوشمندي هيچگاه به مشكل نخورد يا نيازمند هيچگونه تغيير يا بررسي منظم نباشد. فرض كنيد پس از مدتي تصميم مي‌گيريد تغييراتي در سرور خود ايجاد كنيد. مثلا منوي تلفن‌گويا را تغيير دهيد، داخلي اضافه كنيد، از سيستم خود نسخه پشتيبان تهيه كنيد يا صف انتظار جديدي بسازيد. همچنين ممكن است به هر دليلي سرور مركز تلفن ويپ شما دچار اختلال شود، بنابراين در اين شرايط شما نياز به يك كارشناس پشتيبان مستقر در شركت خود يا به صورت On Call در همان شركت ارائه دهنده بهترين CRM خواهيد داشت.

پنج مورد از مهمترين شرايط و ضوابط خدمات پشتيباني VOIP

• مدت زمان قرارداد پشتيباني سيستم ويپ

مدت قرارداد پشتيباني ويپ معمولا به صورت سه ماهه، شش ماهه و ساليانه تعيين مي‌شود. در اين مدت شركت خدمات ويپ كه وظيفه پشتيباني VOIP را برعهده دارد، طبق مفاد قرارداد موظف است تمامي موارد را تا پايان تاريخ قرارداد اجرا و خدمت‌رساني كند.

• نحوه پشتيباني سيستم VOIP

چگونگي ارائه پشتيباني VOIP، طبق مفاد قرارداد خواهد بود. به طور مثال اگر تعداد داخلي زياد و سيستم تلفن حساسي داريد، مي‌توانيد كارشناس پشتيبان را به صورت مستقر در محل شركت خود داشته باشيد. اگر نيازي به يك كارشناس مستقر نداريد، مي‌توانيد قرارداد را طوري تنظيم كنيد كه كارشناس و شركت پشتيباني ويپ به صورت دوره‌اي و حضوري سيستم را بررسي و در طول همين دوره به صورت آنلاين و On Call سرويس دهي كنند. به صورت كلي نحوه ارائه خدمات پشتيباني ويپ بر اساس توافق، نوع و مقياس پروژه شما تعيين مي‌شود.

• نحوه تسويه حساب و پرداخت مبلغ قرارداد ويپ

از ديگر مواردي كه در قرارداد پشتيباني ويپ ذكر مي‌شود، نحوه تسويه حساب كارفرما است. اين مورد نيز حالات متغير مختلفي دارد كه يا به صورت توافقي بين شركت پشتيباني VOIP با كارفرما يا طبق قوانين و سياست‌هاي شركت پشتيبان ويپ تعيين مي‌شود. نحوه پرداخت مي‌تواند ابتداي يا انتهاي هر دوره پرداخت گردد.

• تعهدات كارفرما و شركت خدمات ويپ

يكي ديگر از موارد مهمي كه بايد در قرارداد پشتيباني ذكر شود، تعهداتي است كه بايد كارفرما و شركت پشتيبان در طول مدت قرارداد به آن‌ها متعهد باشند. به طور مثال مي‌توانيد در قرارداد اينطور ذكر كنيد كه كارفرما نبايد اطلاعات دسترسي به سرور را به شخصي غير از كارشناس مورد تاييد شركت خدمات ويپ بدهد. شركت پشتيبان نيز به طور مثال موظف است در تمام ساعات اداري در لحظه پاسخگوي مشكلات كارفرما باشد.

• شرح دقيق از موارد قابل پشتيباني پروژه

بهتر است در قرارداد به صورت دقيق و صريح تمام مواردي كه شامل خدمات پشتيباني مي‌شوند را ذكر كنيد. به طور مثال ممكن است تجهيزات VOIP شما، مثل تلفن تحت ‌شبكه، گيت‌وي، هدست و هر سخت افزار ديگري كه در شركت خود داريد شامل قرارداد پشتيباني شما نباشد و شركت ارائه‎‌كننده خدمات ويپ فقط مركز تلفن ويپ را پشتيباني كند. بنابراين بهتر است قرارداد خود را دقيق مورد بررسي و ارزيابي قرار دهيد.

در قرارداد پشتيباني سيستم تلفني ويپ معمولا چه خدماتي ارائه مي‌شود؟

• بازديد دوره‌اي حضوري

به طور مثال اگر شما يك قرارداد پشتيباني ۶ ماهه غيرحضوري با يك شركت تنظيم كرده باشيد، بازديد و بررسي حضوري ماهانه كارشناس شركت سرويس ‌دهنده مي‌تواند بسيار مفيد باشد. بررسي فيزيكي سرور مركز تلفن ، تلفن‌هاي تحت شبكه روميزي يا بيسيم، گيت‌وي‌هاي خط شهري، هدست‌ها و به صورت كلي تمامي تجهيزات مرتبط با مركز تلفن VOIP از جمله تجهيزاتي هستند كه در بازديد دوره‌اي حضوري مورد بررسي قرار مي‌گيرند.

• تهيه نسخه پشتيبان

سرورهاي مركز تلفن معمولا ظرفيت محدودي دارند و نمي‌توانند تمامي اطلاعات از جمله گزارشات مكالمات، صندوق صوتي و گزارشات عملكرد افراد پاسخگو را مدت زيادي ذخيره كنند. البته ميزان دخيره اطلاعات وابسته به ميزان هارد سرور است. به هر حال اين ظرفيت هارد هر چه قدر هم بالا باشد در نهايت پر خواهد شد و نيازمند تخليه بخشي از ظرفيت هارد خواهد بود. علاوه بر اين موضوع ممكن است به هر دليل بر اثر يك اتفاق تمام اطلاعات شما از روي سرور از بين برود. در اين شرايط تهيه نسخه پشتيبان هم مي‌تواند در شرايط بحراني از دست دادن اطلاعات به شما كمك كند و همچنين از پر شدن فضاي هارد جلوگيري خواهد كرد.

• عيب‌يابي مركز تلفن ويپ

زماني كه مركز تلفن شما داراي خدمات پشتيباني باشد، ديگر نگراني و دغدغه‌اي بابت رفع عيب مشكلات مبدل خط تلفن شهري، خط E1، سيپ ترانك يا مشكلات تلفن ‌روميزي تحت شبكه، تلفن‌هاي بيسيم يا همچنين مشكلات سرور خود را نخواهيد داشت. در واقع هميشه خيالتان راحت است كه در صورت بروز هرگونه اختلال در بخش‌هاي سيستم تلفن گويا، شركت خدمات ويپ آماده رفع عيب و پاسخگويي به شما خواهد بود.

• افزودن امكانات و قابليت‌هاي جديد

فرض كنيد در شركت خود يك نيروي جديد استخدام كرده‌ايد. براي اين شخص نيازمند ساخت يك داخلي، صندوق صوتي و هدايت تماس ورودي از طريق صف‌تماس و تلفن‌گويا هستيد. بنابراين شركت خدمات ويپ مي‌تواند در هر زمان كه نيازمند افزودن امكانات يا تغييرات در مركز تلفن ويپ بوديد، در كنارتان باشد.

• ارائه مشاوره در توسعه سيستم تلفن ويپ

بسياري از خدمات بي‌شمار ويپ ممكن است از ديد و نظر شما پنهان باشد و تنها از قابليت‌هاي معمول يك سيستم تلفن هوشمند باخبر باشيد. يكي از وظايف مهم شركت پشتيباني ارائه مشاوره و پيشنهاد با توجه به نوع كسب‌و‌كار و نياز شما خواهد بود. مثلا اگر شما يك بخش به عنوان مركز تماس داريد، سيستم نظرسنجي تلفني مي‌تواند براي شما مفيد باشد. يا اگر از يك نرم‌افزار مديريت ارتباط با مشتري (CRM) استفاده مي‌كنيد، ارتباط مركز تلفن ويپ با نرم افزار CRM مي‌تواند مزيت‌ زيادي را براي كسب‌و‌كارتان داشته باشد.

هواي كسب‌و‌كارتان را داشته باشيد

هر كسب‌و‌كاري براي رشد و پيشرفت نيازمند عوامل انساني و عوامل سيستماتيك درون سازماني خواهد بود. مثلا تا به حال شنيده‌ايد كه يك نفر بدون استفاده از ايده و تجربه عوامل انساني ديگر بتواند يك كسب‌و‌كار موفق داشته باشد؟ يا تا به حال ديده‌ايد يك شركت ۲۰ نفره از هيچ سيستم نرم‌افزاري مثل حسابداري ،اتوماسيون اداري، انبارداري و … استفاده نكند و به عنوان يك شركت موفق نام برده شود؟ مطمئنا جواب اين سوال هم “خير” خواهد بود.

كسب‌و‌كارهاي امروزي ديگر امكان رشد بدون سيستم‌سازي فرآيندهاي درون سازماني با استفاده از تكنولوژي‌هاي نوين و سيستم‌هاي ارتباطي را ندارند. بنابراين شركتي كه استفاده از تكنولوژي را هزينه مي‌داند و خود را از سيستم‌هاي ارتباطي نوين دور مي‌كند، به همان اندازه از رقابت نيز دور خواهد شد. مركز تلفن VOIP يك سيستم ارتباطي هوشمند براي كسب‌و‌كارهايي است به دنبال ارتقاي سطح كيفي خدمات خود و ارتباط بهتر با مشتريان‌شان هستند. خدمات پشتيباني VOIP نيز به شما كمك مي‌كند تا در تمام طول مدت استفاده از اين سيستم تلفن هوشمند خيالتان آسوده باشد و تمركزتان بر روي ارائه خدمت بهتر به مشتريان و در نهايت افزايش فروش خود باشد.